Cuidado con las papeleras: datos personales y papel

A menudo olvidamos que la protección de la privacidad no afecta únicamente a los entornos digitales. Todavía se maneja mucha información en papel que debe protegerse adecuadamente.

Todavía se tira el papel a la papelera… Este detalle, aunque puede resultar poco respetuoso con el medio ambiente puede acarrear, además, males mayores si el papel contiene datos personales.

Una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos evidencia que la destrucción confidencial de la documentación no está suficientemente extendida entre las empresas que tratan datos. La multa en este caso ha sido de 4000 euros.

En el caso denunciado, una serie de personas se encuentran gran cantidad de documentos amontonados en una acera procedentes de una ETT, al parecer cerrada, y que contenían desde certificados de IRPF hasta fotocopias de DNIs, permisos de residencia, cartas de despido de trabajadores y cuestionarios de evaluación…

La destrucción masiva de documentación a veces es incómoda, especialmente si urge y si se cuenta con una destructora para poca cantidad de papel, la labor puede convertirse en un auténtico calvario. Los contenedores de reciclado de papel situados en la vía pública tampoco son una opción a estos efectos: cumplen con el cometido medioambiental pero no son seguros.

Existen otras alternativas: existen empresas de destrucción confidencial de papel que además certifican su destrucción.

No hacerlo infringiría la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal en los artículos 9 y 10 que regulan las medidas de seguridad y la obligación de confidencialidad.

No es este el primer caso, ni lamentablemente el último. La experiencia profesional nos dice que todavía hay empresas en las que el papel es recogido por “no profesionales” en camiones abiertos que lo revenden sin observar ningún tipo de cautela.

Expedientes médicos, curricula vitae, fichas de clientes… ejemplos reales con consecuencias sancionadoras evidentes además del daño a la reputación de la empresa, entidad o institución que ha hecho dejación de sus obligaciones.

  • Todo documento (incluya datos de carácter personal o no) debe ser destruido de forma confidencial. La papelera no es una opción: por política medioambiental y de seguridad de la información.
  • Existen diversas fórmulas de destrucción:
    1. La destructora
    2. Los buzones cerrados de papel para destruir
    3. Las empresas que retiran documentación garantizando su destrucción y confidencialidad

Pequeños gestos que deben implantarse en cualquier organización como rutina y que pueden evitar desagradables sorpresas en forma de multa.

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