El auge de los procedimientos orales por videoconferencia en la EPO: pros y contras para la diversidad e inclusión

La Oficina Europea de Patentes (EPO) ha permitido los Procedimientos o Vistas Orales (Oral Proceedings: OP) por videoconferencia desde 1998 y aunque, en un principio, la EPO recibía muy pocas solicitudes para proceder de esta manera, en la actualidad la modalidad por videoconferencia se ha convertido en tendencia.

En parte, este auge ha sido respuesta a la situación provocada por el coronavirus (COVID-19). La pandemia COVID-19 ha confirmado que la tecnología puede brindar una efectiva interacción virtual en muchos y diferentes escenarios. En esas circunstancias, la EPO tomó medidas, desde el 2 de abril del 2020, para que la modalidad por videoconferencia para los OP sea la predeterminada.

Antes de 2020, aunque era posible llevar a cabo una Vista Oral por videoconferencia ante una División de Examen, no era una opción para los procedimientos de Oposición o Apelación. Sin embargo, la pandemia hizo que el enfoque adoptado por la EPO con respecto a los OP por videoconferencia evolucionara. Así, la EPO emitió la decisión de su Presidente de adoptar un proyecto piloto de OP por videoconferencia ante la División de Oposición. La decisión entró en vigor el 4 de mayo de 2020 y se previó su extensión hasta el 30 de abril de 2021. El proyecto piloto comenzó a practicarse ya en abril del 2020 para Oposiciones y en ese mismo año más tarde se continuó procediendo de la misma forma para las Apelaciones. Para los procedimientos ante las Salas de Recurso, se requería el consentimiento de todas las partes del procedimiento para que se llevaran a cabo mediante videoconferencia. A partir de entonces, con las restricciones que la pandemia ha ido imponiendo, los procedimientos orales en modalidad presencial se han permitido cuando existen razones serias (que pueden ser planteadas por el solicitante o la división examinadora) contra la celebración de los procedimientos orales por videoconferencia. La decisión tomada por el Presidente de la EPO también prevé la posibilidad de que los solicitantes (o examinadores) asistan desde ubicaciones remotas separadas, lo que podría permitir a los solicitantes y representantes con sede en diferentes países participar en el mismo procedimiento oral.

Hoy en día, y como demuestra un reciente estudio que la EPO ha publicado el 30 de noviembre de 2021, parece claro que la mayoría de usuarios (2 de cada 3) prefieren los procedimientos orales de Oposición realizados por videoconferencia. La encuesta de usuarios se realizó del 1 al 30 de septiembre de 2021 y el informe de la EPO, que puede consultarse en el enlace EPO – Two thirds of users rate videoconferencing for oral proceedings in opposition positively, contiene una evaluación del anteriormente mencionado proyecto piloto que la EPO ha decidido extender hasta el 31 de mayo de 2022 a la luz del empeoramiento de la pandemia.

Esta adopción generalizada de Procedimientos Orales virtuales y la especulación sobre su posible expansión más allá de la pandemia, ha generado preocupaciones en el ámbito legal sobre si los derechos de los litigantes y su acceso a la justicia pueden verse afectados negativamente. Por ejemplo, durante un recurso de apelación contra la decisión de una División de Oposición relativa al mantenimiento de una patente europea, el 8 de febrero de 2021, se cuestionó la legalidad del procedimiento oral, porque se llevó a cabo por videoconferencia a pesar de que las partes citaron sus objeciones a la idoneidad de la videoconferencia para el procedimiento. Más información sobre este tema puede encontrarse en el escrito de Stefanie Glassford de nuestro despacho colaborador MARKS&CLERK: Oral proceedings by video conference (marks-clerk.com)

Videoconferencias y su impacto en la diversidad e inclusión

En cuestiones de Diversidad e Inclusión, también preocupa y mucho el asunto de los Procedimientos Orales virtuales por los siguientes motivos, entre otros:

Los procedimientos orales celebrados por videoconferencia a menudo son adecuados para personas con discapacidad (representantes y solicitantes, inventores y testigos de un OP) en los casos en que la discapacidad causa dificultades para viajar.

Pero los beneficios percibidos para muchos en el uso de la videoconferencia, por otra parte, pueden ocultar las dificultades con las que se enfrentan otras personas cuyas discapacidades no afectan tanto su capacidad para viajar, sino que restan su capacidad para participar plenamente en una videoconferencia.

Por ejemplo, los procedimientos orales celebrados por videoconferencia pueden perjudicar a los representantes, solicitantes, inventores y testigos que tengan impedimentos visuales y/o auditivos. Además, los OP virtuales pueden poner en una situación de desventaja también a las personas neurodiversas, es decir, representantes, solicitantes, inventores o testigos con condiciones como dislexia, dispraxia, TDAH y/o autismo.

Los procedimientos orales de Oposición suelen a menudo ser más complicados que los OP frente a la División de Examen, dado que las partes pueden estar representadas en cualquier idioma oficial del EPC y, por tanto, la traducción es mucho más común en los procedimientos de oposición que en los de examen. Por ello, se requiere una solución técnica factible para la traducción en OPs virtuales porque la diversidad de razas y culturas de representantes, solicitantes, inventores y testigos debe seguir teniéndose en cuenta.

Una complejidad adicional es que los procedimientos de oposición y ante las salas de recurso (en contraste con los de examen) están abiertos al público, por lo que muchas personas prefieren la alternativa presencial a la de transmisión en vivo/abierta que constituye una videoconferencia, porque quieren proteger aspectos personales (relacionados con muy distintos factores como puede ser su imagen o que alguien puede sufrir un síndrome que afecta a su salud mental cuando tiene que utilizar medios virtuales, caso que no es tan extraño cuando nos paramos a pensar que hay personas que durante el confinamiento han llegado a aborrecer de forma seria las reuniones virtuales).

Ante estas consideraciones, por indicar unas pocas, ya organizaciones en pro de la Diversidad en el sector de la Propiedad Industrial e Intelectual (IP), como es la de IP Inclusive, ha hecho llegar a la Alta Cámara de Recursos de la EPO al respecto de su decisión G1/21, algunas propuestas para no pasar por alto las necesidades relativas a la Diversidad e Inclusión, en especial, en lo que se refiere a personas con discapacidades. Así, por ejemplo, se sugiere que la EPO permita a los solicitantes y sus representantes poder presentar, en una carta o a través de un formulario diseñado específicamente, una explicación de por qué (en cada caso particular) el procedimiento oral debe realizarse en persona. La EPO podría proveer que tal explicación no debiera poder publicarse en el Registro EPO (como ocurre con una Solicitud PACE o un Formulario EPO 1005), para garantizar que la información confidencial contenida en la explicación no sea de dominio público y, en última instancia, garantizar que a ninguna persona se le niegue el derecho, ya sea como representante, solicitante, inventor o testigo, de ser escuchada y su derecho a un juicio justo. Si la EPO tiene en cuenta esa explicación proporcionada antes de decidir si el procedimiento oral debe realizarse por videoconferencia o en persona, podrá permitir el trabajo y colaboración con personas con discapacidad, adaptándose a sus necesidades y entendiendo sus circunstancias para asegurar que todas las partes sean tratadas de manera equitativa. Acciones como estas del grupo IP-ability IP y que podéis seguir en ViCo and accessibility – IP Inclusive se hacen necesarias para continuar con la creación de un entorno diverso e inclusivo para todos los aspectos que conlleva nuestro sector IP.

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