A menudo nos encontramos con empresas (sobre todo pequeñas) que cuando se publicó la actual Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, pensaron que las obligaciones se reducen a tener los ficheros de datos personales inscritos ante la Agencia Española de Protección de Datos y tener un documento de seguridad a modo de “manual de instrucciones” que se limita a recoger polvo en una estantería.
Nada más lejos de la realidad.
La obligación de inscribir ficheros obedecía a motivos de supervisión -que no de fiscalización- sobre el volumen de empresas de nuestro país que se preocupaban por el cumplimiento de esta norma. Digamos que el registro de ficheros era el “síntoma” que permitía medir el nivel de penetración de la LOPD en el tejido empresarial español.
La consulta de los ficheros inscritos por cualquier entidad, ya sea pública o privada, nos permite igualmente identificar los tratamientos e incluso el perfil de quién los había declarado: no en vano muchas inscripciones se limitaban a trasladar el nombre y descripción de ficheros físicos, sus aplicaciones (MD4591dir por poner un ejemplo, en lugar de Recursos Humanos o Clientes).
La nomenclatura de los ficheros suele ser siempre la misma y en muchos casos coincidente: Clientes, Proveedores, Recursos Humanos, Contactos, etc). Esta estructura permite además definir claramente los tratamientos que tiene una entidad.
Cuál ha sido nuestra sorpresa, cuando el nuevo Reglamento UE 2016/679 de protección de datos para la Unión Europea recientemente aprobado y que entrará en pleno funcionamiento en mayo de 2018 suprime esta obligación formal.
Para muchos ha sido un alivio, pero ello no implica que desaparezca la obligación de identificar los tratamientos sobre los que habrán de aplicarse las correspondientes medidas de seguridad.
El artículo 30 del nuevo Reglamento establece:
Cada responsable y, en su caso, su representante llevarán un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Dicho registro deberá contener toda la información indicada a continuación:
- el nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, del representante del responsable, y del delegado de protección de datos;
- los fines del tratamiento;
- una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales;
- las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales;
- en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas;
- 2. cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos; cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 32, apartado 1.
Cada encargado y, en su caso, el representante del encargado, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable que contenga:
- el nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado, y, en su caso, del representante del responsable o del encargado, y del delegado de protección de datos;
- las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable;
- en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas;
- en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas;
- cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos;
- cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 32, apartado 1.
Por otra parte, cada encargado y, en su caso, el representante del encargado, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable que contenga:
- el nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado, y, en su caso, del representante del responsable o del encargado, y del delegado de protección de datos
- las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable;
- en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas;
- cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 30, apartado 1. 3. 4. Los registros a que se refieren
En empresas de menos de 250 empleados estas obligaciones no serán necesarias si no se realizará determinados tratamientos pero a nuestro juicio, la mejor forma de garantizar el cumplimiento de la Ley es identificar los tratamientos y adoptar las medidas técnicas y organizativas que sean necesarias para evitar las pérdidas de confidencialidad.
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