¿Puede mi jefe ver mi email? La protección de datos en el ámbito laboral

El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas en las empresas con evidentes ventajas para la productividad y eficacia de las comunicaciones.

Al igual que al entrar a trabajar en una fábrica, la empresa habitualmente facilita ropa de trabajo, una taquilla y útiles para desempeñar la tarea correspondiente, en el sector servicios, el correo electrónico e Internet son las herramientas más utilizadas. Una dirección de email se personaliza habitualmente con el nombre y apellidos del empleado que pasa a hacerse cargo de dicha dirección para desempeñar su trabajo pero que se convierte, igualmente, en un medio de comunicación con el exterior que en determinados casos puede utilizar con fines personales.

Con la reciente reforma del Código Penal que afecta a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, se están implantando políticas de Compliance que tienen que ver con el deber del empresario de prevenir de riesgos penales, la necesidad de control sobre lo que hacen los empleados cobra un especial sentido, especialmente si tenemos en cuenta la posible comisión de delitos utilizando como herramienta el email o un acceso a Internet.

Una pregunta recurrente es ¿puede el empresario acceder al correo electrónico del empleado? Y si pensamos en el ejemplo de la ropa de trabajo preguntaremos ¿de quién es la ropa? Y la respuesta es fácil: de la empresa; pero si bien en el caso de la taquilla la respuesta sería la misma, no es así el acceso a la misma y a su contenido. El Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores es especialmente prudente en este punto. El artículo 18 establece la posibilidad de acceder cuando sea necesario para la protección del patrimonio empresarial y respetando al máximo la dignidad y la intimidad del trabajador. Es decir, sí pero con límites.

La cuestión es cómo se llevan a la práctica esos límites si equiparamos, salvando las distancias, la taquilla y el email. El Tribunal Supremo que ya se ha pronunciado sobre el particular ha marcado la diferencia de la aplicación del artículo 18 para el uso de los medios electrónicos (email o acceso a Internet)

La inexistencia de políticas previas de uso del correo electrónico ha planteado cuestiones muy complejas desde el punto de vista jurídico al enfrentar ese derecho a la protección del patrimonio empresarial (y de otros trabajadores) con el derecho fundamental a la intimidad que se traduce además en la inviolabilidad de la correspondencia. Las empresas no fueron en su día tan precavidas y se encuentran ahora con problemas prácticos como la necesidad de acceder al correo de una persona que por ejemplo se encuentra ausente a sabiendas que en su correo encontrarán correos personales y profesionales e incluso información sensible (pensemos por ejemplo en un informe médico o en un contrato con el banco).

Si pensamos en el peor de los casos en situaciones de despido, la empresa encontrará en su contra un casi seguro argumento de defensa del trabajador:su derecho a la intimidad y la ilegalidad de acceder, sin su permiso, a su correo.

La prevención en esta cuestión es clave y nunca es tarde.

La redacción de políticas de buen uso del correo electrónico y de Internet puede evitar quebraderos de cabeza y sobre todo dejará clara la postura de la empresa en estos temas: hay empresas que prohiben totalmente el uso del email para fines personales y otras que lo toleran con la advertencia de que si es necesario el acceso al correo por cuestiones empresariales, el empleado debe ser consciente de ello, aunque se le ofrezcan todas las garantías. Informar previamente es clave.

En este sentido la Sentencia de 26 de septiembre de 2007 de la Sala de lo Social aborda la cuestión e insiste en la información previa de cuáles son “las reglas del juego”.

Sin ánimo de ser exhaustivos planteamos TRES CONSEJOS PRÁCTICOS:

1.- Establecer una política clara de uso del email, Internet y otras herramientas de la empresa (portátiles, móviles) tolerando o prohibiendo usos personales.

2.- Informar a todos los empleados afectados resolviendo sus dudas y temores con carácter previo.

3.- Aplicar en todo caso la prudencia y el respeto máximo a la intimidad y a la dignidad de las personas.

Estamos a su disposición para ayudarle a redactar las políticas más adecuadas dentro de los márgenes de la legalidad.

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